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Sharp Commercial Agent & Scheduler.
Un sistema di gestione e schedulazione delle visite presso i clienti
 


Descrizione del software

SharpCommercialAgent è un valido strumento per la schedulazione e la gestione delle visite presso i clienti.
Grazie a questo applicativo potrete tenere sotto controllo le vostre visite presso i clienti in modo ottimizzato e senza dimenticanze, avendo la possibilità di gestire ogni tipo di tempistica legata al proprio calendario festivo,
in base agli orari di apertura e chiusura dei clienti, ai giorni di consegna, al Santo Patrono, etc...
Una volta definiti i propri orari di lavoro, il luogo di partenza e l'ubicazione dei clienti, la cadenza con cui essi devono essere visitati, i tempi medi di viaggio, l'ultima visita effettuata, la priorità, etc.. il software determina in automatico il piano di visita migliore, tenendo conto dei vincoli definiti dell'utente, ottimizzando il percorso di viaggio e l'ordine di visita all'interno della giornata lavorativa.
Individua eventuali problematiche ed in particolare l'impossibilità ad effettuare tutte le visite come da configurazione effettuata rispetto agli orari di attività impostati.
Infine consente di visualizzare i dati in due modalità distinte, a calendario e tramite una tabella (tipo Gannt) e di salvarle in formato Microsoft Excell in modo da poter consultare il piano anche in viaggio, o per stamparlo.
Sarà possibile anche modificare manualmente le schedulazioni proposte, in modo da poterle adattare meglio alle proprie necessità di lavoro.
Il software è attualmente in versione di "beta test". Sono state effettuate diverse prove di congruenza dei risultati formiti dalle schedulazioni proposte, ma si raccomanda di verificare sempre i risultati ottenuti e di utilizzarli solamente come traccia per la propria pianificazione.
L'autore non si assume alcuna responsabilità per eventuali disservizi dovuti al mancato controllo da parte dell'utente dei dati formiti dalla schedulazione, o per eventuali errori nella stessa.
L'utente, utilizzando il software in oggetto si assume la piena responsabilità del suo utilizzo.
Il software è formito in versione demo. E' completamente funzionante e presenta la sola limitazione di poter gestire 5 clienti. Poichè l'applicazione è in versione beta a coloro che invieranno il codice seriale del prodotto, sarà inviato il relativo codice di attivazione totalmente a titolo gratuito e senza alcun tipo di onere presente o futuro per l'utilizzo dello stesso.
Sarà apprrezzata una collaborazione con il sottoscritto per indicare eventuali problemi, suggerimenti, o nuove funzionalità da implementare per le versioni future.

Funzionalità principali e peculiarità del software

- Gestione del' ubicazione dell'utente e dei clienti attraverso l'utilizzo di una cartina geografica personalizzabile da parte dell'utente.
- Definizione dei tempi di viaggio in base alla cartina caricata (scala).
- Gestione dei giorni di lavoro in base ad un calendario personalizzabile, generabile in modo automatico in base alle festività Nazionali ed ai giorni ed orari di attività definiti dall'utente.
- Gestione dei clienti. Per ciascun cliente: nome, peridicità di visita, offsett, definizione del Santo Patrono, data di futura attivazione, data di fine attivazione, priorità, giorni e periodi di chiusura, giorni di consegna, etc..
- Determinazione delle schedulazioni delle visite in base ai vincoli inseriti. Ottimizzazione dei tempi di viaggio (Km) in base alle ubicazioni dei clienti formiti.
Tutte le possibili permutazioni delle visite vengono vagliate e viene scelta la soluzione che presenta nell'ordine: il minor numero di visite non effettuabili, il minor numero di Km percorsi per effattuare le visite.
- Visualizzazione dei risultati proposti attraverso due tipologie di viste differenti: a calendario e sinottico, tipo Gannt. Precisione di 5 minuti.
- Possibilità di modificare le schedulazioni proposte
- Salvataggio della soluzione proposta per un rapido recupero al prossimo utilizzo del programma.
- Esportazione dei risultati della schedulazione in formato Excell (foglio di calcolo, compatibile anche con OpenOffice)
- Utilizzo di database strutturato
- Veste grafica curata
- Multitreading per una rapidità maggiore.
- Sviluppato in C# (.Net) Portabilità del programma.

Guida di utilizzo del programma

Form principale

 

Il form principale consente di accedere a tutte le funzionalità del software.
Cliccando sui negozi, da sinistra a destra, si accede a 4 form:
1) Form impostazioni principali (orari di lavor, apertura esercizi, calendario attività lavorativa, etc..).
2) Form per la defizione delle zone
3) Form per la gestione dei clienti
4) Form per la generazione e la gestione delle schedulazioni

Qualora non sia definita alcuna zona i negozi 3 e 4 risultano chiusi ed i relativi form inaccessibili.
Qualora non sia definito alcun cliente il negozio 4 risulta chiuso ed il relativo form inaccessibile.

 Form delle impostazioni principali (1)

Il form è suddiviso in due tab: "Impostazioni" e "Festività".
Tramite il primo tab è possibile configurare:
1) Orari ed abilitazione dei giorni lavorativi definito per giorno della settimana.
2) Orari relativi alla definizione di Mattino e Pomeriggio, che definiscono il periodo di chiusura degli esercizi (vedi form 3).
3) Tempistiche relative al tempo medio di visita per ogni cliente ed il tempo medio di viaggio per 10 unità. Il concetto di "unità" sarà chiarito durante la descrizione del form 2 (zone)
ed equivale a 10 quadratini sovraimpressi alla mappa.

Tramite il secondo tab è possibile definire il proprio calendario di attività:

 

Senza la definizione di un calendario non saranno disponibili le schedulazioni, piochè la mancata definzione di un'attività lavorativa (in verde) equivale ad una giornata non lavorativa
durante la quale non verranno proposte visite.

Pertantanto si raccomanda sempre di generare e controllare la validità del calendario per tutto il periodo che si intende schedulare.
Il calendario viene generato alla pressione del tasto "Genera calendario", inserendo in automatico:
1) Festività Nazionali (Natale, Capodanno, Pasqua, Etc..)
2) Attività lavorative devise in mattino/pomeriggio in base alle impostazioni presenti nel tab precedente.
Una volta generato il calendario, ed evetualmente dopo averlo modificato, è necessario salvarlo premendo il tasto "Salva calendario". 

 Form delle impostazioni delle zone (2)

 

Attraverso questo form è possibile definire le zone di ubicazione dei clienti, richieste nel form 3 di gestione dei clienti, e la posizione del punto di partenza per le visite.
Il sofware viene formito con la cartina della Liguria, insieme ad alcune zone già definite, a titolo di demo.
Per prima cosa, se si intende, come probabile, cambiare la cartina cliccare su "Carica Immagine" e selezionare un'immagine bmp, png, gif o jpg relativa alla propria zona di competenza.
In rete sono disponibili varie cartine scaricabili gratis, o è possibile utilizzare Google Maps per visualizzare e salvare uno screenshoot della cartina di interesse.
Direttamente dal sito di Google Maps potrete visualizzare la mappa di interesse della vostra zona di competenza:
https://www.google.it/maps/@44.4469777,8.8908321,12z
Se non disponete già di un file immagine della mappa potrete scaricare alcuni tool che consentono di scaricare una carina tramite Google Maps.
Questo è uno dei tanti reperiti in rete:
http://download.cnet.com/FSS-Google-Maps-Downloader/3000-2071_4-75977031.html
Attenzione: la risoluzione dell'immagine dovrà essere di almeno 1024x768 pixel ed avere una bassa compressione per poter visualizzare i dettagli della cartina.
Se utilizzate il motore di ricerca di Google Images specificate sempre che la dimensione dell'immagine deve essere la più grande possibile e non scaricate l'anteprima dell'immagine, ma l'immagine ingrandita.
Una volta che la mappa è a vostra disposizione caricarla cliccando su "Carica Immagine".
 A questo punto è bene elimnare tutte le zone presenti: cliccare con il tasto destro del mouse sulla cartina e scegliere "Rimuovi", dopo essersi posizionati sul riquadro viola relativo alla zona che si intende cancellare.

 
Per creare una nuova zona cliccare con il tasto destro del mouse sulla zona di interesse e selezionare "Aggiungi". Digitare quindi il nome della zona che si intende creare.
Verrà creata una nuova zona, messa in evidenza grazie a questo marker:
 

E' necessario creare o aggiornare la posizione della propria abitazione, ovvero il punto di partenza per i viaggi verso i clienti.
Cliccare col il tasto destro del mouse sulla zona di interesse e selezionare "Abitazione". L'abitazione è marcata con una bandierina verde:
 

Cliccando sul nome delle zone presenti nella lista sita nella parte destra del form viene centrata la mappa su di esse.
Al termine delle impostazioni delle zone chiudere il form.
Nota: inserite il numero corretto e sensato di zone. Un dettaglio troppo scarno o una vicinanza troppo elevata delle zone è sconigliata. Cercate di aggregare i clienti molto vicini.

 Form di gestione dei clienti (3)

Il fom consente di gestire i clienti per cui si intende generare la schedulazione delle visite.

 

Sulla parte sinistra del form è presente la lista dei clienti già inseriti nel sistema, mentre la parte destra del form consente di visualizzarne le informazioni e di operare modifche.
Per creare un nuovo cliente cliccare il tasto "Nuovo".
Verrà creato un nuovo cliente con impostazioni di default.
Le impostazioni per ciascun cliente sono le seguenti:

1) Nome: il nome del cliente. Sarà mostrato nelle schedulazioni. Utilizzare nomi brevi, esplicativi ed univoci.
2) Ragione sociale: campo unicamente di memo e non utilizzato al di fuori di questa pagina di impostazione.
3) Zona: tendina a scelta singola che consente di definire l'ubicazione del cliente. Valorizzarla sempre correttamente per ottenere schedulazioni corrette ed indicazione dei tempi di viaggio coerenti.
4) Attivo: checkbox (0-1) che indica se il cliente è attivo e deve essere considerato per la schedulazione.
5) Ripetizione di visita: tendina a scelta singola che indica la cadenza con cui deve avvenire la visita.
- La selezione del valore "Giorno" indica che il cliente dovrà essere visitato tutti i giorni, similmente la selezione del valore (2 Giorni, 3 Giorni, etc). 
- La selezione del valore "Settimana", "2 Settimane", "3 Settimane" indica che la visita deve avvenire il giorno della settimana preciso (Luned', Martedì, Mercoledì, etc..) ogni periodo specificato, su base giorno della settimana indicato.
- La selezione del velore "1 Mese", "2 Mesi", "3 Mesi" indica che la visita deve avvenire sempre ad un determinato giorno del mese (es il 3 di ogni mese). Quando si seleziona un valore come "31" ed i mesi successivi hanno meno giorni, viene proposto sempre l'ultimo giorno del mese possibile.
6) Modalità di recupero: valore attualmente non gestito. Si rimanda ad implementazioni future del meccanismo di schedulazione.
7) Offsett visita: valore che indica l'ultima visita effettuata o la prima prevista ed è la base di inizio del calcolo della schedulazione (vedi impostazione 5) ovvero il punto di partenza per il calcolo di nuove visite.
Essa deve essere SEMPRE indicata durante un giorno lavorativo, non in chiusura o in consegna, e compresa nelle date di abilitazione, se indicate. ATTENZIONE. L'impostazione errata di questo dato implica la non schedulazione delle visite per questo cliente. Ad esempio, se l'offsett viene fissato il 31 Dicembre o durante una festività, non esisterà un valido giorno di partenza e  nessuna visita sarà scheulata.
Pertanto si raccomanda di impostare con dovuta perizia tale dato e di verificare cliente per cliente che vengano generate le visite (form 4) e che siano corrette.

8) Priorità: indica il valore di priorità per le viste. Utile, nel caso in cui alcune visite non possano essere effettuate per una giornata, per selezionare la soluzione che preveda la visita dei clienti aventi priorità più elevata.
9) Chiusure: definisce i giorni ed i periodi di chiusura. Es Giovedì mattina. Devono essere indicati sempre entrambi i valori: giorno, periodo. Gli orari del periodo sono stati definiti nel form 1. Durante un periodo di chiusura non saranno schedulate visite.
10) Consegne. Concettualmente simili al punto precedente (9) ma senza l'indicazione del periodo.
11) Santo Patrono. Indica un giorno di festività locale,  per cui non saranno proposte visite.
12) Attivo dal: se abilitato indica il periodo dopo il quale le visite saranno schedulate. NOTA: la data di attivazione deve essere sempre precedente a quella di offsett. 
13) Attivo al: se abilitato indica il periodo dopo il quale le visite non saranno più schedulate. NOTA: la data di attivazione deve essere sempre successiva a quella di offsett. 

 Form di schedulazione e gestione delle visite (4)

Il form consente di generare la schedulazione dellle visite e la gestione delle stesse.
ATTENZIONE. Prima di generare la schedulazione delle visite assicuratevi di aver generato il calendario delle festività per tutto il periodo di interesse.
Tramite questo form è possibile generare la schedulazione delle visite o visualizzare quelle già calcolate in precedenza e salvate.
Per geneare un nuovo set di visite premere "Genera visite" ed attendere alcuni minuti. Il software analizza tutte le possibili permutazioni per ottimizzare i viaggi e le visite e per compiere tale operazione può impiegare diversi minuti a seconda della numerosità dei clienti e dell'orizzonte temporale richiesto (dal calendario).
Per cancellare le visite schedulate in precedenza o ricalcolarle tutte di nuovo premere "Cancella tutto" e quindi "Genera visite".
Infine si consiglia di salvare la schedulazione premendo su "Salva visite".
Nella parte sinistra del form è presente un calendario grazie al quale è possibile selezionare un giorno o un periodo di interesse.
Sono disponibili due tipologie di visualizzazione:
1) Calendario: consente di visualizzare le visite per il periodo selezionato. Nel caso in cui venga selezionato un solo giorno il calendario viene mostrato in modalità modifica e presenta un'intervallo si visualizzazione di 5 minuti 2) Sinottico:  consente di visualizzare il quadro sinottico delle viste con un intervallo di 5 minuti.
Tramite i tasi "Esporta visite per un anno" e "Esporta visite selezionate" è possibile esportare in formato Excell rispettivamente la schedulazione delle visite per l'intero anno o per il periodo selezionato.

 

Visualizzazione del calendario con selezione di più giornate.

Visualizzazione della schedulazione con quadro sinottico.

Visualizzazione del calendario in modalità "singola giornata". Per editare le visite trascinare i bordi del viaggio o delle visite per modificarne gli intervalli temporali.

Download

Scarica il software (9MB)

 


 
 

 
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